3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов Регистрация корреспонденции Направление документов на рассмотрение, внесение резолюций Формирование листов ознакомления Мониторинг местонахождения бумажного оригинала документа Исполнение, ознакомление, отправка «в дело» Сканирование документов и обработка документов, полученных по и с факс-сервера Резервирование номеров для исходящих документов Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной форм документооборота
4 Создание РК входящего документа завести нового контрагента из карточки документа проверить документ на повторность регистрации указать журнал регистрации для данного вида документов указать срок исполнения и входящую резолюцию 1) распечатать наклейку или карточку мо штрих кодом 2) прикрепить отсканированный образ документа: с локального диска со сканера (обычного или сканировать со штрих-кодом)
5 Регистрация Поддержка сложных регистрационных номеров. Настройка шаблонов нумераторов для всех видов документов. Возможность использования нескольких форматов для одного счетчика. На документ проставляется регистрационный штамп, номер, наклеивается штрих-код. Возможно использование упрощенной РК – экспедиция.
6 Рассмотрение Возможность рассмотрения документа нескольким сотрудникам. Возможность использования типовых маршрутов для входящих документов. Возможность создания проектов резолюций и использования шаблонов резолюций поставить документ на контроль, указав тип контроля выбрать контролера или контролирующее подразделение добавить пункт резолюции вручную или из шаблона посмотреть/изменить ранее созданный проект резолюции
7 Пункт резолюции Указываются ответственный исполнитель и соисполнители, предмет, срок, контролирующее лицо. По контрольным пунктам резолюции создаются поручения, по неконтрольным – документ отправляется на ознакомление. зафиксировать передачу оригинала создать поручение с периодическим контролем
8 Поручения Исполнитель получает уведомление о поступлении поручения на исполнение. Автор и контролер поручения могут: корректировать срок исполнения поменять исполнителей отменить поручения Автор, контролер, исполнители получают уведомления о нарушении сроков исполнения.
9 Исполнение поручений Исполнитель поручения может: создать новое поручение на основании своего поручения (цепочку поручений) при необходимости, ввести отчет об исполнении за соисполнителей создав новый документ взяв отчет из поручения соисполнителя или дочернего поручения разместив вложение ссылку на ранее подготовленный документ просто комментарий по исполнению разместить отчет об исполнении поручения
10 Контроль исполнения Автор и контролер поручения могут утвердить поручение или вернуть на доработку. Контроль исполнительской дисциплины: отчеты по исполнительской дисциплине (генератор отчетов ReportsMan). поручение исполнено поручение просрочено поручение на исполнении контролер может утвердить поручение непосредственно в карточке документа
12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации
13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы.
15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» - нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» - можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования.
21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование.
28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций
30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4.
31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений.
32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения
37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы
В сферу ответственности компании БОСС-Референт входит:
- развитие одноименного продукта - системы электронного документооборота БОСС-Референт ;
- развитие партнерской сети;
- консалтинг и поддержка партнеров и пользователей системы;
- обучение;
- маркетинговое продвижение продукта.
Партнерская сеть БОСС-Референт
Партнеры компании БОСС-Референт предоставляют услуги по внедрению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений, адаптации системы под задачи заказчиков, обучению пользователей. Каждому партнеру присвоен один из трех статусов:
- Генеральный партнер - имеет обширную компетенцию, большое количество сертифицированных специалистов и опыт реализации множества проектов внедрения;
- Партнер - имеет в штате сертифицированных специалистов по БОСС-Референту, подготовленных для реализации проектов внедрения;
- Реселлер - осуществляет поставки СЭД БОСС-Референт.
- Партнерская сеть БОСС-Референт охватывает практически все регионы России, а также Украину и Казахстан. В разделе «Партнеры» нашего сайта Вы можете найти партнера в своем регионе, либо выбрать интересующую Вас компанию в алфавитном каталоге.
Сервис и поддержка БОСС-Референт
Сопровождение внедренных систем электронного документооборота БОСС-Референт возможно в базовом и расширенном вариантах:
- Гарантийная (базовая) поддержка предоставляется производителем, компанией БОСС-Референт.
- Расширенная техническая поддержка предоставляется партнерами компании БОСС-Референт.
- Курсы обучения БОСС-Референт
Компания БОСС-Референт проводит обучение в Москве на следующих курсах:
- «Методика внедрения СЭД БОСС-Референт»
- «Основы администрирования СЭД БОСС – Референт»
- Обучение специалистов партнеров компании БОСС-Референт в рамках партнерской программы осуществляется бесплатно.
История
В январе 2012 года стало известно, что в группе «АйТи » серьезно изменилась структура руководства практикой ECM (enterprise content management, хранение корпоративной информации, включающее в себя электронный документооборот, СЭД).
В декабре 2011 г. появилась 100% дочка управляющей компании групы «Логика бизнеса 2.0 », которая помимо внедрения ECM займется новым для группы направлением - системами управления бизнес-процессами (BPM).
До этого момента практика ECM была представлена давно существующим разработчиком СЭД «Босс-референт» и созданной в апреле 2011 г. «АйТи информационный менеджмент», внедряющей подобное ПО. До создания «Информационного менеджмента» в виде отдельной компании внедрение было представлено департаментом интегратора.
Направление является важным для группы. Как говорит CNews председатель совета директоров «АйТи» Тагир Яппаров, за последний год на долю практики ECM пришлось порядка 500 млн руб. выручки. При общем доходе за 2010 г. по данным рейтинга «CNews100: Крупнейшие ИТ-компании России» 4,7 млрд руб. Что касается количества сотрудников, то, по словам нового гендиректора «Логики бизнеса» и «Босс-референт» Марии Каменновой, сейчас всего в направлении работает около 230 человек, из которых порядка 180 сотрудников - во внедрении. На конец 2010 г. по данным рейтинга CNews всего в группе «АйТи» работало 1550 человек.
До прихода Каменновой компании подчинялись разным людям. Компания-внедренец - Георгию Подбуцкому, оставшемуся в «Логике бизнеса» заместителем директора, отвечающим за ECM. Разработчиками руководил Андрей Гриб , сейчас покидающий «АйТи». Яппаров связывает его уход с тем, что «не все руководители встроились в новую матричную структуру, предусматривающую большее делегирование ответственности».
Юридически «Босс-референт» остался независимой от «Логики бизнеса» организацией, которой также полностью владеет управляющая компания группы, говорит Яппаров. Однако источник CNews в группе уверен, что речь идет о полном переподчинени разработки СЭД внедренцам. «Уходом Гриба дело не ограничилось, на другие руководящие позиции в «Босс-референт» также пришли люди из компании-внедренца, - говорит он. - Нормальная деловая внутренняя конкуренция между структурами существовала давно, также звучали взаимные обвинения в неудачах. За несколько последних лет во внедренце сменилось несколько директоров. Теперь «Босс-референт» стал полностью зависимым от внедренцев».
Несмотря на перетряску направления, Тагир Яппаров намерен ежегодно удваивать выручку от его работы, т.е. уже в этом году она должна достигнуть миллиарда рублей. Сегодня было подписано соглашение между «Логикой бизнеса» и немецким BPM-разработчиком Metasonic. Сохраняются планы по поддержке многоплатформенности «Босс-референта»: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, мобильных версий под iOS и Android . По версии анонимного собеседника CNews, в ходе реорганизации компанию покинул ряд программистов и для реализации этих планов придется нанимать новых. Недавно «АйТи» объявила стажировку по направлению ECM .
Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:
Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:
- Крупные коммерческие предприятия и холдинги
- Федеральные органы власти
- Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
- Территориально распределённые предприятия
- Компании со сложной организационной структурой
- Компании с большим объёмом документооборота
- Небольшие, стремительно растущие компании.
- Работа с внутренними документами организации
- Обработка входящих и исходящих документов
- Управление внешними контактами
- Работа с договорами организации
- Организация новостных каналов и конференций
- Ведение справочника организации в электронном виде
- Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
- Организация и планирование мероприятий.
- "Железо": сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.
- Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все "железо".
- Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.
- БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.
- Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.
- Общесистемные словари
- Справочник организации
- Словари
- Внешние адресаты
- Общесистемные сервисы
- Согласование
- Поручения
- Коммутатор
- Шаблоны
- Регистратор
- Кабинет
- Поисковая система
- Буфер
- Хранилище электронных образов
- Протокол
- Функциональные подсистемы
- Канцелярия
- Документы
- Служебные записки
- Внешние контакты
- Контроль договоров
- Инженерное обеспечение
- Конференции
- Новости
Модульность обеспечивается специализированной базой данных "Коммутатор", которая служит "Центром управления" всей СДОУ БОСС-Референт. Этот независимый, функционально полный модуль содержит в себе информацию о текущей конфигурации системы и необходимый программный код для организации взаимодействия между базами данных. Все базы данных при инсталляции прописываются в коммутаторе автоматически.
Второй важной функцией, выполняемой БД Коммутатор, является конфигурация рабочих мест пользователей. Под конфигурацией понимается набор баз данных системы, зарегистрированных в отдельном коммутаторе и необходимых для работы пользователей разных подразделений компании. Развертывание СЭД в нескольких конфигурациях позволяет каждому сотруднику работать только со своими базами данных. С помощью коммутатора можно создавать неограниченное количество конфигураций разной степени сложности, полностью повторяя существующую схему документооборота на предприятии. Коммутатор быстро подключает к системе любые дополнительные модули, а также осуществляет навигацию по базам данных.
БОСС-Референт открыт для разработчиков. Любая БД БОСС-Референт может быть изменена разработчиками заказчика. Помимо этого, в состав СДОУ БОСС-Референт может быть добавлена база данных собственной разработки при соблюдении определенных правил и соглашений.
Новые базы данных, формы, представления, агенты, элементы дизайна можно создавать в системе стандартными средствами разработки Lotus Domino Designer. Помимо встроенных средств разработки АйТи предоставляет заказчику специальный инструментарий разработчика – Toolkit, позволяющий быстро создавать собственные базы данных и интегрировать их с БОСС-Референт, не нарушая целостности системы, а также изменять любой модуль ее информационного окружения.
Подробно обо всех изменениях версии 2.56.1 можно прочитать здесь.
Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.
1.1. Назначение системы «босс-Референт»
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Главными результатами внедрения системы являются :
Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт
Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
Простота освоения пользователями.
Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Функциональность системы
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
Работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции
Документационное обеспечение принятия решений:
Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).
Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
Работа с версиями и редакциями документов.
Обработка входящих и исходящих документов:
Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution - решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.
Поддержка сложных регистрационных номеров.
Обеспечение работы нескольких канцелярий.
Контроль исполнительской дисциплины.
Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.
Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY . CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ - клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
Использование сетевых сканеров для рабочих групп
Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Назначение системы БОСС-Референт
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.
Главными результатами внедрения системы являются:
- - Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
- - Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
- - Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт
- - Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
- - Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
- - Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
- - Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
- - Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
- - Простота освоения пользователями.
- - Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Функциональность системы
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
- - документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
- - контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
- - работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции
- - Документационное обеспечение принятия решений:
- - Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
- - Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
- - Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
- - Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
- - Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
- - Работа с версиями и редакциями документов.
- - Обработка входящих и исходящих документов:
- - Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
- - Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
- - Поддержка сложных регистрационных номеров.
- - Обеспечение работы нескольких канцелярий.
- - Контроль исполнительской дисциплины.
- - Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
- - Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
- - Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
- - Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
- - Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
- - Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
- - Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
- - Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Дополнительные возможности
Генератор отчетов Report"sMan
Генератор отчетов Report"sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.
Report"sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.
Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report"sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
- - Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
- - Использование сетевых сканеров для рабочих групп
- - Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Факс-сервер Extra Fax
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.
Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.
Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать "шапки" факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.
Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных "шапок" факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.
Состав системы
Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
- - "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
- - технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
- - система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
Технологические особенности
1. Поддержка работы территориально-распределенных организаций
Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.
2. Поддержка реальной распределенности
Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.
- - Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
- - После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
- - Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.
В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.
3. Оперативность и надежность передачи данных
При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.
Данный механизм, лежащий в основе процессов согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.
4. Поддержка сложных организационных структур
Система поддерживает продуманные механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.
5. Работа с версиями и редакциями документов
Карточки документов и вложенные файлы хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения документов.
6. Гибкость системы
Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.
7. Отказоустойчивость
БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.
8. Производительность
Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.
9. Web доступ
Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.
10. Удобство администрирования
Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.
