1 каковы исторические истоки организации секретарского труда. Исторический опыт организации секретарского обслуживания в России. Личные качества секретаря

Практическое занятие 1.

1. Изучить и законспектировать тему «История развития секретарской службы в России»

История развития секретарской службы в России.

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.

Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I. Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената. Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников, рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".

В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу. 9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей.

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями.

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения. В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.

Государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости.

После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов.

После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.

Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.

В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах.

В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". "Секретаря семидесятых, как правило, можно представить в лице женщины средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику", - говорит Людмила Алексеевна Кондрашова, заместитель директора по учебной работе Колледжа МИД России.

То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря.

В конце 80-х - начале 90-х годов с появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии".

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей. Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю.

Функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению.

Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей), на них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

встречать гостей:
работать с документацией;
вести переговоры по телефону;
обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

широчайший круг общения;
способность организовывать людей;
отсутствие физического труда;
возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

ненормированность рабочего дня;
необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

23 апреля - Международный день секретаря. Его начали отмечать с 1952 года в США. Сегодня этот праздник отмечают не только секретари, но и все те, от кого зависит работа офиса— это помощники директора, офис-менеджеры, ассистенты, референты, стенографисты. Секретарь - это главный и незаменимый помощник любого руководителя.

Основные задачи секретаря:

составление и оформление документов, приказов, договоров и других деловых бумаг,
решение организационных вопросов.

Секретарь компании сегодня - это лицо компании, которое должно быть привлекательным и вызывающим симпатию, хотя раньше требования к секретарю были совсем другими.

АиФ.ru собрал несколько интересных фактов об этой профессии.

Доверенное лицо

В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret - тайна).

Первая российская канцелярия

В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. 27 февраля 1720 года Петр I издал «Генеральный регламент государственных коллегий», согласно которому была создана канцелярия и утверждена должность секретаря. К секретарям предъявлялись строжайшие требования:

он должен был происходить из знатных дворян,
быть обязательно мужчиной,
образованным человеком,
давать своему господину ценные советы во всех областях жизни.

Екатерина Великая еще более усовершенствовала закон о секретарях. В ее понимании таких секретарей должно быть несколько, и они обязаны были отличаться от своих коллег-чиновников, были обязаны хорошо знать законы, быть образованными, уметь разбираться в различных ситуациях.

Писари и летописцы

Хотя нововведение принадлежало Петру I, у российских секретарей все таки были предшественники. В конце XV века появились первые приказы, приказное делопроизводство, а также приказные избы. В работе этих органов и зародилась работа с документами. Писари и летописцы, так называли сегодняшних секретарей в то время, писали под диктовку царские указы и распоряжения, ввели повествования разных мирских дел.

Курсы секретарей

Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Подобные учебные курсы появились в США в 1879, а в Англии и Франции в 1900-1907 годах.

Четыре страницы за 60 минут

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) секретарем преимущественно работали женщины. К концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов. Постепенно от секретарей начали требовать:

печатать со скоростью четыре страницы за 60 минут,
стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту,
хорошо знать хотя бы один иностранный язык,
работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках,
владеть приемами общения с посетителями.

Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Секретарь в госаппарате

В начале 20-х годов ХХ века в состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь»:

они готовили материалы к совещаниям,
напоминали о сроках исполнения решений,
секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции,
были консультантами директоров,
следили за качеством подготовки служебных документов,
помогали руководителям в приеме посетителей.

Оператор, референт, ассистент

Сегодня в разных компаниях много разновидностей секретарской профессии:

оператор на телефоне, который принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами.
секретарь на телефоне, который принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки
технический секретарь, который работает с оргтехникой
секретарь приемной, который принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки
секретарь офиса, который принимает корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей
офис-менеджер, который является главным администратором и выполняет различные административные и хозяйственные функции
ассистент руководителя, который это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры.
референт, который выполняет функции по документационному обеспечению, организацией документооборота, хранением и использованием документов

Длинноногая красотка

Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе - все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Зарплата секретаря

На сегодняшний день заработная плата секретаря может быть разной - от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей. В США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря высоко оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.

Вокруг Петра 1 сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин).

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») - с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. В последствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год - «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М.М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

Как видим, должность секретаря царской России - на всех уровнях классной и должностной иерархии - ценилось достаточно высоко, и была довольно распространена.

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу - не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В.И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е.В. Стасова, Л.А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие - секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны Товского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда. Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Слово «секретарь» известно в русском языке с 17 века. Языковеды обнаружили его в «Книге о ратном строе» (1647 г.) и в некоторых других документах военного и дипломатического характера.

Первоисточник – позднелатинское слово «sekretarius» (от «sekretus» - «тайный, со-кровенный»), первоначально «хранящий тайны, секреты». Само же слово «секрет» в зна-чении «тайна» появилось на русской почве ровно через 100 лет после «секретаря», т.е. в 18 веке. Но уже в словаре Даля оба эти слова представлены как однокоренные, и теперь мало кто задумывается, что пришли они в Россию в разное время и из разных языков: «секрет» - предположительно из французского или голландского, а «секретарь» - из немецкого. И встретились они, кажется» не случайно. То прежнее значение позднелатин-ского «sekretarius» («хранящий тайны, секреты») оставило свой след в профессии секрета-ря.

Секретарское дело в России появилось гораздо раньше секретаря. В домосковской Руси делопроизводителями, писцами князей были дьяки. «Дьяк» слово греческое, в пере-воде означает «слуга, рассыльный». Нельзя не заметить, что и это значение наложило свою печать на профессию секретаря.

И если секретарское дело родилось при особе князя, т.е. имело происхождение бла-городное, то сами дьяки высокородностью похвастаться не могли. Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, доклады-вали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.

Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подъячих.

Подьячие были младшими чинами в приказахи делились на три статьи: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие).

Кардинальные изменения в развитие специальности внес 18 век, и связаны они с изменениями системы гос. управления.

В начале 18 века проводятся реформы Петра 1. Важнейшей из них была реформа гос. аппарата, в результате которой сложилась новая система гос. учреждений: Сенат, Си-нод, коллегии, местные учреждения. В каждом из них появились секретари. В Сенате – обер-секретарь – старший секретарь Сената.

Появились и канцелярии. Вся работа Коллегий и прежде всего канцелярии была расписана в Генеральном регламенте. Во главе канцелярии стоял секретарь, вторым ли-цом был нотариус. В его обязанности входило ведение протокола заседания коллегии.

Следующим лицом был актуариус. Он регистрировал поступающие в коллегии бумаги, составлял им реестр и разносил их непосредственным исполнителям, назначен-ным секретарем.

Чтобы бумаги, исходившие из канцелярии, имели пристойный вид, их отправляли к «машинистке 18 века» - каллиграфисту-копиисту, которые переписывали все бумаги набело.

Технический прогресс трансформировал все эти профессии в одну – современный секретарь.

В 28 главе Генерального регламента о секретарском управлении и в 5 главе «О до-кладах в коллегии» описана работа секретаря.

По табели о рангах, введенной Петром 1 в 1722 году, секретарские чины оказались самыми многочисленными. Однако и в качестве должности термин тоже употреблялся (коллежский секретарь, корабельный секретарь, губернский секретарь).

В 18 веке появляются должности личных секретарей. Началом можно считать со-здание Петром 1 кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет-секретаря. Хотя после смерти Петра 1 кабинет ликвидируется, но и во время царствова-ния Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы, и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как «доверенный письмовод государя», т.к. обязанности секретаря прежде всего связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мел-кими личными делами.

Екатерина 2 сразу же после переворота прежде всего подбирает секретарей, кото-рые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докла-дывать прошения. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия.

Екатерина 2 сама сформулировала обязанности своих секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с гос. учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядитель-ных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канце-лярию, т.е. тех. персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

В 2-ой половине 18 века своих личных секретарей завели и крупные вельможи.

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и прежде всего умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

В 18-19 вв. секретарь – не столько профессия, сколько социальный статус.

В 1840 году появляются личные секретари на Путиловском заводе и др.

Однако время диктовало свои законы. И, судя по всему, главным фактором секре-тарской профессии, к сожалению, являлась зависимость от чужой воли, а именно – воли начальства. Это объяснимо: человека, который в курсе тайн и секретов (а именно такова этимология слова «секретарь»), просто необходимо держать в повиновении. И вот картина времени: секретарь – это служащий при важной персоне, ведущий все его дела, чья возможность карьерного роста зависит исключительно от воли работодателя.

20 век все переворачивает с ног на голову. Во-первых, профессия секретаря из су-губо мужской превращается в абсолютно женскую. Во-вторых, кардинально меняется от-ношение к ней. И если раньше секретарь был зависимым человеком, теперь, наоборот – многое и многие зависят от него. Во главе угла – все тоже обладание чужими секретами. Понятие «домашний секретарь» уходит далеко в прошлое, и действие переносится в сте-ны офиса или кабинета.

После 1917 года был принят ряд декретов. Должность секретаря встает в один ряд с курьерами, архивистами. Появляются спец. курсы секретарей.

Итак, профессия «секретарь» с момента своего возникновения прошла множество этапов эволюции. Человек, который не только хранит тайны, но лучше других знает, как ими воспользоваться, вполне достоин уважения. Профессия секретаря стала включать в себя больше свободы, возможностей, полномочий. Сделать карьеру в ней тем более акту-ально, чем больше проявляешь инициативу и творческий подход.

Значение секретарской деятельности